La Sincronización diaria de los equipos y Algunos Tips para facilitarla

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Sep

9

La Sincronización diaria de los equipos y Algunos Tips para facilitarla

Particularmente considero a la sincronización diaria que deben de tener los equipos, no solo como una herramienta poderosa que contribuye a la formación de equipos de alto desempeño, sino que también en mi opinión personal es una extensión del planning, porque con ella, el equipo diariamente sincroniza las actividades que ha de realizar en el día y pone de manifiesto los diferentes impedimentos que presenta. Esto en Scrum se conoce como Daily Scrum Meeting y desde esa órbita abordare este artículo.

Sin duda, el objetivo real de esta ceremonia (con ese nombre la considera la Scrum Guide) es precisamente la sincronización diaria de actividades por parte del equipo y es aquí donde la Scrum guide (a mi parecer), hace una serie de recomendaciones de cómo debe de realizarse. (Nuevamente particularmente considero que muchas de estas recomendaciones aplican básicamente para equipos nuevos, es decir, equipos que inician en el mundo agile)

Ahora bien, teniendo un poco más claro que es un Daily scrum meeting o una ceremonia de sincronización diaria, quiero en esta ocasión enfocarme en algunos tips o herramientas que me han sido de utilidad para facilitar dicha ceremonia en equipos nuevos es decir equipos que inician en el mundo agile, ya que para la sincronización de equipos de alto desempeño me referiré en otra ocasión.

Algunos de esos tips son:

  • Utilizar un Tótem (por lo regular yo uso una bolita plástica)

Esto funciona bien con los nuevos equipos, básicamente la idea es que solo puede hablar quien tenga el tótem y así dar un orden y evitar que el equipo busque al Scrum Master para que indique quien tiene la palabra. El tótem debe de rotar por cada integrante del equipo (incluyendo el Scrum Master si este tiene algún anuncio que hacer al equipo).

  • Es una ceremonia de Sincronización NO de Seguimiento

Hay que recordar siempre al equipo que el Daily scrum meeting es una ceremonia de sincronización del equipo NO una reunión de seguimiento por parte del PO (Product Owner) o del  SM (Scrum Master). Por lo tanto la mirada de quien tiene la palabra debe estar enfocada en todo el equipo no en el PO (Product Owner) o en el SM (Scrum Master) y la del equipo que escucha en la persona que está hablando. En casos de que no sea así, un poco de humor puede romper el foco y volver a sincronizar las miradas del equipo.

  • Todos los Integrantes del equipo pueden facilitar la ceremonia

A veces algunos de los integrantes del equipo, esperan a que se les solicite información a través de alguna pregunta. Si esto ocurre, puedes solicitar a un integrante de equipo que facilite la ceremonia mientras observas en silencio. Permitirle a todos los integrantes del equipo que tengan la oportunidad de facilitar la ceremonia, particularmente me ha servido para crear conciencia de la importancia de su realización. Pd: recuerda siempre indicarle al PO (Product Owner) que durante la ceremonia debe permanecer callado, a menos que el equipo tenga algo que consultarle.

  • Crea un pequeño espacio en donde el equipo se pueda seguir conociendo

Una vez que los equipos entienden el significado y el valor que aporta al equipo el  Daily scrum meeting, durarán generalmente de 5 a 7 minutos realizándolo; (el scrum guide indica que lo recomendable son no más de 15 minutos),  puedes usar este tiempo adicional para el bien del equipo y una forma de hacerlo es procurar que en esos minutos el equipo se conozca más y esto puede ser simplemente a través de algún par de preguntas sobre temas ajenos al entorno laboral. Algunos ejemplos pueden ser: ¿qué tal el partido de ayer?, ¿Qué piensan hacer el fin de semana?, Lo realmente importante es que los integrantes del equipo aborden temas que les permitan conocerse e integrarse mejor.

  • Procura de que siempre sea a la misma hora y en el mismo lugar

Ya que sobre todo en equipos nuevos es importante crear un hábito y así lograr que todos los integrantes del equipo estén presentes.

Espero estos Tips les sean de utilidad tanto o más de lo que han sido a mí.

By – Hernan Hurtado
MD and Trainer Agile de PASIÓN ÁGIL.

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